Штатное расписание: зачем оно нужно, что в нём писать и как оно связано с наймом

Унифицированная форма штатного расписания называется Т-3. Она утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1 вместе с другими формами первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты. По справочным разъяснениям, коммерческие организации могут заменить её собственной формой, сохранив необходимые сведения, но Т-3 удобна тем, что в ней уже есть все нужные реквизиты.

Содержание формы понятно из её граф. В ней указываются структурное подразделение и его код, должность (специальность, профессия), количество штатных единиц, тарифная ставка или оклад, надбавки и примечания.

Каждая графа отвечает на управленческий вопрос. Подразделение показывает, кому подчиняется должность. Наименование должности задаёт слово, которое потом попадёт в трудовой договор и приказ о приёме. Количество единиц показывает, сколько людей можно нанять. Оклад и надбавки определяют, что можно предложить кандидату.

Расписание не содержит фамилий: это перечень должностей, а не список людей. Для учёта того, кто какую единицу занимает, компании ведут отдельные рабочие таблицы, которые законом не регулируются.

Штатное расписание утверждается приказом руководителя. Срок действия законом не установлен, поэтому документ действует постоянно, пока его не заменят новым или не внесут изменения.

Изменения оформляют одним из двух способов: приказом о внесении изменений в действующее расписание или утверждением нового расписания целиком. Первый способ удобен для точечных правок, второй для больших перестроек структуры.

Важно различать изменения, которые касаются только документа, и изменения, которые затрагивают людей. Ввести новую должность или добавить единицу можно приказом. А вот изменить оклад или название должности у работающего сотрудника значит изменить условия его трудового договора, и здесь действуют правила кодекса об изменении условий трудового договора. Их порядок сверяйте по актуальному тексту закона. Исключение должности, которую занимает человек, это сокращение штата со всеми гарантиями для работника.

Поэтому порядок действий такой: сначала юридическая процедура в отношении работника, затем или одновременно правка расписания. Расписание отражает решение, но само по себе не меняет условия для конкретного человека.

Для найма расписание служит основой планирования: какие единицы согласованы, как называется должность и как устроена оплата.

Поиск кандидата можно начать до введения единицы. Но перед оффером стоит согласовать должность и бюджет, а при оформлении по должности привести расписание и договор в соответствие. Это снижает риск отмены предложения из-за несогласованных кадровых документов.

Название должности в вакансии может быть рекламным, но в трудовом договоре оно должно совпадать с расписанием: кодекс прямо связывает трудовую функцию с должностью по штатному расписанию. Расхождение между объявлением и договором кандидаты замечают, и его лучше объяснить заранее.

Оклад в оффере должен соответствовать расписанию. Если компания хочет предложить кандидату больше, чем записано, согласуют законное изменение оплаты и соответствующие кадровые документы. Не подменяйте конкретный оклад произвольной вилкой «от и до»: в Т-3 предусмотрен оклад или показатель системы оплаты, а надбавки и правила их назначения оформляются отдельно. Обещание, которое расходится с документом, создаёт спор в первый же месяц работы.

Наконец, расписание помогает планировать: число свободных единиц по подразделениям показывает объём найма на квартал. Это основа для расчёта нагрузки на рекрутёров и бюджета на подбор.

Штатное расписание это вершина небольшой системы документов, и ошибка в нём расходится по всем остальным.

При работе по должности её название сверяют с расписанием. Условия оплаты закрепляют в трудовом договоре по статье 57 и согласуют с системой оплаты труда.

Должностная инструкция раскрывает то, что стоит за названием должности: обязанности, ответственность, квалификационные требования. По письму Роструда от 31 октября 2007 года № 4412-6 порядок её составления работодатель определяет сам. Название должности в инструкции должно совпадать с расписанием.

Приказ о приёме, табель и расчёт зарплаты повторяют те же должность и оклад. Если название в одном документе написано иначе, при проверке придётся объяснять, один ли это человек и одна ли должность.

Положение об оплате труда объясняет, из чего складывается зарплата сверх оклада. В расписании надбавки показаны цифрой, а правила их начисления описаны в положении.

Расписание составлено один раз при регистрации компании и с тех пор не менялось, хотя людей и должностей стало вдвое больше. В договорах появляются должности, которых в расписании нет.

В расписании указана вилка «от и до» без правил, кому какая сумма положена. В таком случае стоит заранее описать, от чего зависит конкретный размер оклада.

Должность в расписании называется «специалист», а в вакансии и разговорах «руководитель направления». Работник рассчитывает на одно, документы говорят другое.

Оклад работнику повысили приказом, а расписание не изменили, или изменили расписание, но не оформили изменение договора. Оба варианта оставляют расхождение между документами.

Единицу исключили из расписания, не проведя процедуру сокращения. Увольнение в такой ситуации рискованно для работодателя.