Должностная инструкция: обязательна ли она, что в неё включить и как менять без спора

Первая связь: объём работы, которую можно требовать. Статья 60 запрещает требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, кроме случаев, предусмотренных кодексом и другими федеральными законами. Если обязанности нигде не записаны, спор о том, входило ли поручение в работу, решается не в пользу определённости. Инструкция делает границу видимой для обеих сторон.

Вторая связь: дисциплинарная ответственность. По статье 192 дисциплинарный проступок это неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей. Чтобы говорить о неисполнении, нужно показать, что обязанность была возложена и работник о ней знал. Документ с перечнем обязанностей и подписью об ознакомлении решает эту задачу.

Третья связь: ознакомление при приёме. Статья 68 обязывает работодателя при приёме на работу, до подписания трудового договора, ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, и коллективным договором. Если инструкция утверждена как отдельный локальный документ, она относится к таким актам, и знакомить с ней нужно до подписания договора.

Четвёртая связь: квалификация. Роструд включает в содержание инструкции квалификационные требования. Они нужны при отборе кандидатов, при аттестации и при объяснении отказа в приёме, который по закону должен быть связан с деловыми качествами.

Роструд называет два допустимых способа оформления: должностная инструкция может быть приложением к трудовому договору, а может утверждаться как самостоятельный документ. От выбора зависит порядок изменений.

Если инструкция оформлена приложением к договору, она становится его частью. По письму Роструда в этом случае целесообразно вносить изменения одновременно в трудовой договор и в инструкцию путём подготовки дополнительного соглашения. То есть менять обязанности можно только по соглашению с работником.

Если инструкция утверждена отдельным документом и изменения не влекут необходимости менять обязательные условия трудового договора, Роструд считает самым удобным утвердить инструкцию в новой редакции и письменно ознакомить с ней работника. Это быстрее и не требует подписывать соглашение по каждому уточнению формулировок.

Есть третья ситуация. Внесение изменений в инструкцию может быть связано с изменением обязательных условий трудового договора. Тогда, как указывает Роструд, должны быть соблюдены требования о заблаговременном письменном уведомлении работника, и только после того как работник согласился на продолжение трудовых отношений, изменения вносятся в инструкцию. При этом одно уведомление не разрешает менять трудовую функцию: по статье 72 нужно письменное соглашение сторон. Статья 74 допускает изменение определённых условий по организационным или технологическим причинам с установленной процедурой, но прямо исключает изменение трудовой функции.

Инструкция, по письму Роструда, как правило составляется в двух экземплярах, один из которых по просьбе работника может быть ему вручён.

Обязательной структуры нет, но содержание подсказывает само письмо Роструда: трудовая функция, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, квалификационные требования. Вокруг этих четырёх элементов обычно и строят документ. Ниже практическая структура. Это рекомендация, а не требование закона.

Общие положения: название должности так, как оно записано в штатном расписании, подразделение, кому работник подчиняется и кто подчиняется ему, кто замещает на время отсутствия.

Квалификационные требования: образование, опыт, знания и навыки, без которых работу выполнять нельзя. Если для должности есть профессиональный стандарт или требования к квалификации установлены законом, их нужно учесть. Требования должны относиться к деловым качествам, а не к полу, возрасту или семейному положению.

Обязанности: перечень того, что работник делает, в понятных действиях. «Обеспечивает работу с клиентами» ничего не определяет. «Отвечает на входящие обращения клиентов в течение рабочего дня и фиксирует их в системе учёта» определяет. Чем точнее действие, тем проще и требовать его, и оценивать.

Права: что работник вправе запрашивать и решать, чтобы выполнять обязанности. Ответственность: за что он отвечает и в каких пределах. Размеры и основания ответственности устанавливает закон, поэтому в инструкции их не расширяют, а конкретизируют применительно к должности.

Отдельный вопрос это фраза «выполняет иные поручения руководителя». Она удобна, но не заменяет перечень обязанностей: статья 60 запрещает требовать работу, не обусловленную трудовым договором. Формулировку стоит ограничивать рамками трудовой функции.

Документ, который описывает обязанности и требования, пригодится задолго до подписания договора. Из него получаются три рабочих материала.

Первый это текст вакансии. Обязанности из инструкции превращаются в описание задач, квалификационные требования в требования к кандидату. Когда вакансия написана по инструкции, кандидат получает на собеседовании то же описание работы, что и в объявлении, и расхождений между обещанным и реальным становится меньше.

Второй это критерии отбора. Для каждой ключевой обязанности можно подготовить вопрос о конкретном случае из прошлого опыта и шкалу оценки. Так устроено структурированное интервью, которое в пересмотре метаанализов 2022 года заняло первое место среди процедур отбора по прогностической силе. Об этом подробнее в материале раздела «Методы оценки персонала».

Третий это обоснование решений. Статья 64 Трудового кодекса запрещает необоснованный отказ в заключении трудового договора и по письменному требованию обязывает сообщить причину отказа. Причина, сформулированная через квалификационные требования из инструкции, проверяема и связана с деловыми качествами.

При оценке работающих сотрудников инструкция задаёт предмет разговора: какие обязанности выполняются, какие нет, чего не хватает. Без неё оценка превращается в обсуждение впечатлений.

Ошибка первая: инструкция есть, но работник с ней не ознакомлен. Без подписи об ознакомлении трудно доказать, что обязанность была возложена, а значит, и применить взыскание за её неисполнение.

Ошибка вторая: должность в инструкции называется иначе, чем в штатном расписании и трудовом договоре. Кодекс связывает трудовую функцию с должностью по штатному расписанию, и расхождение названий создаёт путаницу в документах.

Ошибка третья: обязанности переписаны из типового образца. Такой текст не описывает реальную работу, и при споре окажется, что от человека требовали того, чего в его документах нет.

Ошибка четвёртая: изменения внесены приказом без согласия работника, хотя они меняют трудовую функцию. Роструд указывает, что в этом случае нужно заблаговременное письменное уведомление и согласие работника на продолжение работы.

Ошибка пятая: в квалификационные требования попадают признаки, не связанные с деловыми качествами. Это риск при отказе кандидату.