Нанимающему руководителю
Проверка кандидата при приёме на работу: что можно проверять законно и по каким шагам
Перед тем как сделать предложение, работодатель хочет убедиться, что кандидат тот, за кого себя выдаёт: опыт реальный, документы настоящие, на прошлом месте не было серьёзных проблем. Но проверка кандидата ограничена законом: персональные данные нельзя собирать без согласия, а о частной жизни человека работодатель не вправе спрашивать вовсе. Ниже что именно можно проверять, в каком порядке, какие документы требовать при оформлении и где проходит граница, за которую выходить нельзя.
Главный принцип: данные получают у самого кандидата
Статья 86 Трудового кодекса устанавливает: все персональные данные работника работодатель получает у него самого. Если данные можно получить только у третьей стороны, например у прежнего работодателя, кандидата нужно заранее уведомить и получить его письменное согласие.
Работодатель не вправе получать и обрабатывать сведения о политических и религиозных убеждениях и частной жизни, если это не связано напрямую с трудовыми отношениями. Поэтому проверка должна касаться только того, что важно для работы: опыта, квалификации, документов.
Шаг 1. Проверка резюме и опыта на собеседовании
Первая и самая доступная проверка проходит на собеседовании. Подробные вопросы о прошлых задачах, цифрах и решениях быстро показывают, насколько опыт реален. Человек, который действительно делал работу, рассказывает детали спокойно и последовательно.
Сверьте даты, названия компаний и должностей в резюме с тем, что кандидат рассказывает. Расхождения не всегда означают обман, но это повод уточнить. Практическое задание, похожее на реальную работу, проверяет навыки надёжнее любых документов.
Шаг 2. Рекомендации с согласия кандидата
Звонок бывшему руководителю или коллеге полезен на финальном этапе. Попросите кандидата самого назвать людей, которые могут дать рекомендацию, и получите согласие на разговор. Звонить в компанию без ведома кандидата, особенно на текущее место работы, некорректно и может ему навредить.
Задавайте конкретные вопросы: какие задачи человек выполнял, чем выделялся, что можно было бы улучшить, взяли бы вы его снова. Общие отзывы мало что дают. Один отрицательный отзыв не повод для отказа: выясните контекст и сравните с другими рекомендациями.
Шаг 3. Открытые источники
Работодатель может посмотреть общедоступную профессиональную информацию: публикации, выступления, профили на профессиональных площадках, портфолио. Для руководящих ролей имеет смысл проверить, не числится ли кандидат в реестре дисквалифицированных лиц, если это важно для должности.
Если кандидат указал собственное юридическое лицо или предпринимательство, эти сведения тоже есть в открытых реестрах. Важно помнить, что сбор и хранение таких сведений о кандидате тоже обработка персональных данных, и цель должна быть связана с работой.
Если в компании есть служба безопасности
Служба безопасности работает в тех же рамках, что и остальной работодатель: только сведения, связанные с работой, только с согласия кандидата, если данные получают у третьих лиц. Обычно она сверяет документы, проверяет открытые реестры и связывается с рекомендателями.
Сообщите кандидату заранее, что такая проверка будет, что именно проверяется и сколько она займёт. Прозрачность снижает тревогу и число отказов на этом этапе. Затянутая проверка без объяснений часто приводит к тому, что кандидат принимает другое предложение.
Шаг 4. Документы при оформлении
Статья 65 Трудового кодекса перечисляет документы, которые предъявляются при заключении трудового договора. Требовать документы помимо предусмотренных законом запрещено.
- Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
- Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности, кроме случаев, когда договор заключается впервые.
- Документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального учёта.
- Документы воинского учёта для военнообязанных.
- Документ об образовании или квалификации, если работа требует специальных знаний.
- Справка о наличии или отсутствии судимости для видов деятельности, где это требуется законом, например для работы с детьми.
Согласие на обработку персональных данных
Резюме, анкеты, записи собеседований, результаты тестов это персональные данные кандидата. Их обработка требует согласия, которое должно быть конкретным, информированным и сознательным. Особенно важно получить письменное согласие, если вы собираетесь запрашивать сведения у третьих лиц.
Храните данные кандидатов только столько, сколько нужно для цели. Если вы хотите сохранить резюме в кадровом резерве после отказа, спросите у кандидата согласие на это.
Чего делать нельзя
Некоторые практики встречаются часто, но создают для работодателя юридические риски.
- Спрашивать о семейном положении, планах на детей, религии, политических взглядах, здоровье, не связанном с работой.
- Звонить на текущее место работы кандидата без его согласия.
- Запрашивать кредитную историю без письменного согласия кандидата.
- Требовать документы, не предусмотренные законом для данной работы.
- Отказывать по причинам, не связанным с деловыми качествами.
Практика
Порядок проверки кандидата
- 01Получить согласие кандидата на обработку персональных данных при отклике или первом этапе.
- 02На собеседовании подробно проверить опыт вопросами о задачах, цифрах и решениях.
- 03Дать короткое практическое задание, если навык трудно проверить разговором.
- 04На финальном этапе попросить контакты для рекомендаций и согласие на разговор.
- 05При необходимости проверить общедоступные профессиональные сведения, связанные с должностью.
- 06При оформлении запросить только документы, предусмотренные статьёй 65 ТК и законом для этой работы.
Частые вопросы
Можно ли звонить бывшему работодателю кандидата?
Да, но с согласия кандидата. Статья 86 ТК требует уведомить человека и получить письменное согласие, если данные получают у третьей стороны. Лучше попросить кандидата самого назвать людей для рекомендаций.
Можно ли требовать справку об отсутствии судимости?
Только для видов деятельности, где закон прямо это предусматривает, например для работы с детьми, в образовании и ряде других сфер. Для остальных должностей требовать справку нельзя.
Можно ли проверить кредитную историю кандидата?
Только с письменного согласия самого кандидата. Без согласия запрашивать кредитный отчёт нельзя.
Можно ли смотреть личные соцсети кандидата?
Общедоступные профессиональные профили смотреть можно. Личные страницы касаются частной жизни, и решение о найме на основе сведений о личной жизни, взглядах или семье противоречит Трудовому кодексу. Ориентируйтесь только на то, что связано с работой.
Какие документы можно требовать при приёме на работу?
Только перечисленные в статье 65 Трудового кодекса и в других законах для конкретного вида работы. Требовать дополнительные документы запрещено.
Экономика найма
Сколько времени и денег занимает первичный отбор?
Подставьте свои объёмы и расходы в калькулятор, чтобы оценить процесс подбора для вашей команды.
Посчитать экономику подбораПроверить на своей вакансии
Начните с бесплатного пилота
5 AI-интервью, одна активная вакансия и рабочая CRM. Банковская карта не требуется.